「ずっと同じものを使っているので慣れている」「変更すると大変そう」「そもそも変更を考えたことがない」などの理由から同じ会計ソフトを何年も使い続けている法人さまも多いのではないでしょうか？
使い慣れたソフトでも業務の進め方や法人の規模が変わると手間が増えることがあります。今回は、会計ソフトの乗り換えを考えたい場面と、切り替える時期についてご紹介します。
(1)手入力やExcelでの作業がふえてきたとき
銀行の通帳をみて毎回手入力と残高を確認する、請求書の内容を毎回手入力したり、会計ソフトから出した数字をExcelで集計しなおしたり、していませんか？
近年は、銀行明細の自動取込やAIを活用した仕訳候補の作成など、手入力の負担を減らせる機能が充実してきています。
現在お使いのソフトでも機能や設定を見直すことで改善できる場合があります。長年使っている間に新しく追加された便利な機能を見逃しているかもしれません。
一度確認し、それでも負担が残る場合には、乗り換えの検討をしてみましょう。
(2)担当者や拠点が増えたとき
経理担当者が増えたのに同時に作業できない、施設ごとのデータを本部で集めなおしている、といった状況も見直しのきっかけになります。
複数人での利用や拠点間の共有、担当ごとの操作権限など、今の体制に必要な機能を整理してみましょう。
担当者の交代を予定している場合も操作方法や業務手順を見直すよい機会です。
(3)更新やサポート終了の案内が届いた時
利用料や保守料の変更、サポート終了の案内が届いた時は、費用と機能を比較する機会です。
比較する際には、ソフトの料金だけでなく、データ移行費用や操作を覚える時間、追加機能の費用を含めて考えます。
現在、転記や集計に何時間かかっているかを把握すると乗り換えによる効果を判断しやすくなります。
(4)実際に乗り換える時期はいつ？
会計年度の初めから新しいソフトを使うと年度内のデータをまとめて管理しやすくなります。
ただし、期首を迎えてから準備を始めると、日々の業務と重なって慌ただしくなることもあります。事前に試用や移行方法の確認を進め、決算確定後の残高をどう反映するかも決めておきましょう。
また、社会福祉法人や学校法人の場合、新年度の予算作成に合わせて導入する場合もあります。2月～3月ごろの予算作成時期から新しいソフトを利用できるよう早めに準備を進めておくとよいでしょう。
なお、年度途中でも変更できるソフトはありますが、引き継げるデータや必要な作業は製品によって異なります。過去の帳簿を確認する方法や、移行後の残高の照合も含めて準備することが大切です。
会計ソフトの見直しは、毎月の経理業務を振り返る機会にもなります。
「今、何に時間がかかっているか」「どの作業を減らしたいか」を整理し、顧問税理士やソフトの提供会社に相談してみてはいかがでしょうか。
ゆびすいグループでは、社会福祉法人、学校法人、宗教法人向け専用の会計ソフトを提供しています。さらに２０２７年１月には、完全クラウド型の新たな会計システムのリリースをします。（宗教法人向けは２０２７年夏以降リリース予定）
法人様の業務内容や利用環境に応じたご提案をいたしますので、会計ソフトの見直しや乗り換えでお困りの際はぜひお気軽にご相談ください。
