テレワークが普及している今こそ必要！書類の電子化してみませんか。東京都の統計によると、都内の従業員30人以上の企業を対象に対して行ったテレワークの導入率の調査結果はは63.5％(2021年1月時点)と、従業員規模に関わらす導入が進んでいるようです。
テレワークの導入にあたり、必要不可欠といえる作業が「書類の電子化」ではないでしょうか。テレワークが始まった際に、仕事に必要な紙資料を見るために出勤する必要がある、あるいは電子化したがデータがどこにあるのか分からないといった状況では、仕事の作業効率も下がってしまい会社の損失にも繋がりかねません。そこで、個人単位ではなく、組織全体で共通した文書の電子化のルール決めと情報共有が必要となります。
では、どのようにルールを決めて電子化を進めていけばいいのでしょうか。書類の電子化を実行するまでのプロセスを6つに分けて紹介します。
①電子化の目的を明確にする
書類の保管スペース削減のためや、働き方改善のためなど、会社によって書類の電子化の目的は異なると考えられます。まずは何のために電子化の作業を行うか、社員全員が共通の目的を持つことが必要です。
②対象を明確にする
すべての書類を電子化する必要はありません。
電子化するにも手間が発生するため、見る頻度や見る対象者、いつ必要になるかなどを考慮して、どの書類を電子化の対象とするのか決定します。
③要件を決める
電子化したデータや画像をどのように検索するか、利用方法やデータの保存場所はどうするかなど具体的な要件を決めていきます。
④手段を決める
電子化に必要なスキャナーやPC、作業要員、スケジュール、作業場所等電子化に必要となるリソースを決め作業します。
電子化したデータの漏洩や消失がないよう、セキュリティ対策も策定する必要があります。
⑤運用ルール
使用する人は誰でも必要な資料を見つけることができるファイル名の設定のルール、継続的に電子化するための仕組み、運用手順を作成し、周知します。
⑥実行
①～⑤を決め、作業することでようやく書類の電子化が可能になります。
実行後も、運用ルールとITリテラシーをデータに携わる者が全員遵守することで、整備・管理されたデータが常に更新され作業効率UPにも繋がります。
データの電子化にあたっては作業も多く導入コスト・維持コストも生じますが、保管場所の削減やテレワーク推進等のメリットも大きいです。導入を検討する際は、目的に応じて各法人に合った運用を行いましょう。
高瀬公子
